Politique de confidentialité

1. Introduction

PikRH s'engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs. La présente politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - Règlement UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

2. Responsable du traitement

PIKSOFTWARE intervient à deux titres distincts, qui n'emportent pas les mêmes obligations.

Responsable de traitement pour les données collectées via le site pikrh.fr, notamment le formulaire de contact et la mesure d'audience. PIKSOFTWARE détermine alors seule les finalités et les moyens du traitement.

Sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, pour les données de ressources humaines traitées dans la plateforme app.pikrh.fr. Ces données appartiennent à l'entreprise cliente, qui en est le responsable de traitement et qui en définit les finalités. PIKSOFTWARE n'agit alors que sur instruction de cette entreprise. Un salarié qui souhaite exercer ses droits sur ces données s'adresse en premier lieu à son employeur.

3. Données collectées

Formulaire de contact (pikrh.fr)

• Prénom et nom
• Adresse email
• Message

Compte utilisateur (app.pikrh.fr)

• Nom et prénom
• Adresse email professionnelle
• Numéro de téléphone
• Poste occupé et rôle dans l'entreprise

Documents RH

Dans le cadre de la relation employeur-salarié, les documents suivants peuvent être collectés et stockés sur la plateforme :

• Contrats de travail
• Bulletins de paie
• Pièces d'identité (CNI, passeport)
• Justificatifs de domicile
• RIB
• Diplômes et certifications
• Attestations et certificats de travail

Ces documents sont traités sous la responsabilité de l'entreprise cliente (employeur), qui agit en tant que responsable de traitement pour les données de ses salariés. PikRH agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.

4. Base légale du traitement

5. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pour une durée proportionnée à la finalité du traitement :

À l'expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

6. Destinataires des données

Vos données personnelles sont traitées exclusivement par PikRH et ne sont jamais vendues à des tiers. La liste exhaustive de nos sous-traitants ultérieurs, ainsi que la localisation du traitement, figure ci-dessous :

Chaque sous-traitant est lié par un contrat de traitement de données (DPA) conforme aux exigences de l'article 28 du RGPD. Toute modification de cette liste est notifiée à nos clients avant sa prise d'effet, conformément à l'article 28.2.

7. Transferts de données hors Union européenne

L'intégralité des données RH, base de données et documents, est hébergée en France. Le serveur applicatif et la base PostgreSQL sont localisés à Paris, et le stockage documentaire utilise la région AWS eu-west-3 (Paris). L'analyse OCR est confinée aux datacenters européens de Google Cloud.

Deux traitements accessoires impliquent un transfert hors de l'Union européenne :

• Anthropic (États-Unis) : reçoit uniquement le texte extrait par OCR d'un document, jamais l'image de ce document, et uniquement lorsque la vérification automatique de documents est activée.
• Telegram (Émirats arabes unis) : reçoit exclusivement des alertes techniques d'exploitation, dont tout identifiant direct est préalablement masqué.

Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne (décision d'exécution 2021/914), complétées par des mesures techniques supplémentaires : chiffrement en transit, minimisation des données transmises et pseudonymisation.

8. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales de conservation)
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes
• Droit à la limitation : demander la limitation du traitement dans certains cas

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) : www.cnil.fr

9. Cookies

Cookies techniques

PikRH utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de la plateforme. Ces cookies permettent la gestion de l'authentification (token JWT) et la mémorisation des préférences utilisateur. Ils ne nécessitent pas votre consentement préalable.

Mesure d'audience

Le site pikrh.fr utilise Google Analytics. Les scripts correspondants ne sont chargés qu'après votre acceptation dans le bandeau affiché à votre première visite : tant que vous n'avez pas répondu, ou si vous refusez, aucune mesure d'audience n'est effectuée. Votre choix est conservé six mois et reste modifiable à tout moment par le lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page.

10. Mesures de sécurité

PikRH met en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité de vos données :

• Chiffrement SSL/TLS : toutes les communications sont chiffrées en transit
• Authentification à double facteur : obligatoire pour tous les profils, salariés compris. Application d'authentification (TOTP) pour tous, code par SMS également proposé aux salariés
• Isolation multi-tenant : les données de chaque entreprise sont strictement isolées
• Hébergement sécurisé : serveurs protégés avec surveillance 24/7
• Hachage des mots de passe : algorithme bcrypt avec coût de 12 itérations
• Signature électronique eIDAS : vérification OTP SMS, hash SHA-256 des documents, dossier de preuve
• Journalisation : audit trail complet des actions sensibles (RGPD)

11. Modification de cette politique

PikRH se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, les utilisateurs de la plateforme seront informés par email ou par notification dans l'application.

La version en vigueur est celle accessible sur cette page. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.