Il est obligatoire dans tout établissement, il doit être présenté sur demande de l'inspection du travail, et il est presque toujours tenu à la main dans un tableur. Dans PikRH, il se remplit à partir des contrats que vous générez déjà.
Le registre unique du personnel est l'un des rares documents qu'un inspecteur du travail peut réclamer sans préavis. Il doit mentionner tous les salariés dans l'ordre des embauches, porter des mentions précises pour chacun, et rester consultable cinq ans après le départ de la personne.
En pratique, il vit dans un tableur que quelqu'un met à jour quand il y pense. Une saison qui démarre, ce sont trente lignes à saisir une deuxième fois, après le contrat. Un départ anticipé, un changement de poste par avenant, une fin de contrat repoussée : autant de mentions qui devraient y figurer et qui n'y arrivent jamais. Le jour du contrôle, le registre décrit une entreprise qui n'existe plus.
Vous ne remplissez pas le registre : vous générez un contrat, et le registre en découle. C'est la même donnée, saisie une seule fois.
Chaque salarié entre au registre au moment où son contrat est créé, avec son emploi, sa qualification, sa date d'entrée et la mention « contrat à durée déterminée » ou « salarié à temps partiel » quand elle s'applique. Un site, un registre.
Un emploi qui change par avenant, une date de sortie corrigée, un motif de départ saisi après coup : PikRH inscrit une rectification datée qui cite le contrat ou l'avenant concerné, au lieu de remplacer l'ancienne valeur en silence. C'est la traduction de l'exigence d'indélébilité.
La fin prévue au contrat et la sortie réelle sont deux informations différentes. Le registre affiche les deux, avec le motif du départ, y compris quand la rupture est anticipée ou quand la date est corrigée des semaines plus tard.
Le registre se consulte à l'écran, s'exporte en PDF pour être présenté ou imprimé, et en CSV pour être repris ailleurs. Les rectifications d'une ligne se consultent une par une.
La loi n'impose pas le papier, mais elle encadre le support de substitution. L'article D1221-27 du Code du travail renvoie aux exigences des articles D8113-2 et D8113-3, et prévoit que l'employeur adresse à l'inspection du travail l'avis du comité social et économique mentionné à l'article L2315-5.
Autrement dit : passer au registre numérique est une décision à formaliser, pas seulement un changement d'outil. Si votre entreprise a un CSE, prévoyez cette consultation avant de basculer. Nous le rappelons pendant la mise en service, parce que c'est le point que les entreprises découvrent le plus souvent trop tard.
Articles cités : L1221-13, D1221-23, D1221-25, D1221-27, R1221-26 et L2315-5 du Code du travail. À vérifier au moment de votre mise en service, les textes évoluent.
Pour un travailleur étranger, une copie du titre autorisant l'activité salariée doit être annexée au registre et tenue à disposition des agents de contrôle (article D1221-24). PikRH conserve la pièce sur la fiche du salarié et vous alerte à 30 jours, à 7 jours, puis à l'expiration.
Le contrat signé, les avenants, les documents de fin de contrat et les bulletins restent rattachés à la fiche du salarié. Un contrôle ne devient pas une chasse aux fichiers dans les courriels de trois personnes.
La loi raisonne par établissement, PikRH aussi : chaque site a son registre, et un responsable de site ne voit que le sien. La direction les consulte tous.
Oui, dès le premier salarié. L'article L1221-13 du Code du travail impose qu'un registre unique du personnel soit tenu dans tout établissement où sont employés des salariés. Il n'y a pas de seuil d'effectif.
Oui, mais le Code du travail encadre ce support de substitution. L'article D1221-27 renvoie aux exigences des articles D8113-2 et D8113-3 et prévoit que l'employeur adresse à l'inspection du travail l'avis du comité social et économique prévu à l'article L2315-5. Si vous avez un CSE, cette consultation est à prévoir avant de basculer.
L'article D1221-23 du Code du travail en énumère treize : la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi, la qualification, les dates d'entrée et de sortie de l'établissement, la date d'une éventuelle autorisation d'embauche ou de licenciement, le type et le numéro du titre de travail pour les travailleurs étrangers, et selon la situation les mentions « contrat à durée déterminée », « salarié temporaire », « mis à disposition par un groupement d'employeurs », « salarié à temps partiel », « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement, selon l'article R1221-26 du Code du travail. Dans PikRH, la fiche et ses mentions restent consultables après le départ, vous n'avez rien à archiver à part.
Oui, ainsi que les volontaires en service civique, mais dans une partie spécifique du registre et dans l'ordre de leur arrivée, comme le prévoit l'article L1221-13. PikRH les distingue des salariés.
L'emploi est une mention obligatoire du registre. Quand un avenant modifie le poste, PikRH reporte le nouvel emploi sur la fiche et inscrit une rectification datée qui cite le numéro de l'avenant, plutôt que d'écraser l'ancienne valeur. La mention reste ainsi lisible dans son historique.
Nous vous montrons votre registre, rempli à partir de vos propres contrats, en 30 minutes.
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